Roteiro para as Matrículas 03/04/2001
Estamos publicando estes comentários indicando o que deve e o que não deve ser feito no sistema a respeito das matrículas para o perˇodo letivo seguinte. Convém despertar esta discussão para que, se houver alguma dificuldade em relação ao assunto, ainda haja tempo para uma tomada de providências, sejam elas de informatização ou de adequação das rotinas manuais de atendimento e registro.
Imprima uma cópia desta página e leia-a com cuidado. Se houver algum ponto obscuro ou que seja necessário algum esclarecimento, peça ajuda.
Antes de fazer qualquer procedimento de matrícula para o ano seguinte você deverá atualizar o seu sistema AES/D para a versão mais recente que estiver disponível.
Sempre é bom lembrar que:
- Antes de iniciar o registro de novos alunos no sistema, altere a
constante "Ano de Ingresso" que aparece na rotina 111 logo
após as opções. O ano 2003 deve ser representado como
"03" e se a escola tem regime de funcionamento semestral,
acrescente o dígito que representa o semestre, se não, deixe
em branco.
- Registre a data do Início de Matrículas no campo
apropriado da mesma rotina 111, logo abaixo do Ano de Ingresso. Esta data
deve servir de divisor para as datas de matrícula registradas nos
cadastros dos alunos. Datas anteriores a esta serão consideradas
como de matrículas para o recém encerrado, e datas iguais ou
posteriores para o pr˘ximo ano.
- O campo de Ano Letivo Atual não deve ser alterado, pois isto
só deve ser feito após o encerramento do ano letivo.
- O cadastramento de novos alunos pode ser feito no próprio
sistema mesmo antes do encerramento do ano letivo anterior, ou seja,
à medida em que os candidatos a vaga no ano seguinte apareçam na
escola eles já podem ser cadastrados. Quando o cadastramento for
completo, isto é com todos os dados para a efetiva matrícula,
use a rotina 191 que abre todos os dados do cadastro do aluno. Se o
registro for parcial, por exemplo, quando há
realização de prova de seleção prévia,
ou quando ele é feito por telefone a título de reserva de
vaga, use a rotina 193, cujos dados são mais resumidos, facilitando
esta tarefa.
- Os alunos cadastrados para o ano seguinte não podem ser
registrados nas turmas atualmente cadastradas, Nem mesmo em turmas novas
que se destinem somente ao novo ano. Isto só poderá ser feito
após o encerramento do ano letivo atual. No entanto, pode-se
confirmar a matrícula com o registro da data no campo apropriado da
rotina 191 - informar a data de matrícula no campo com o mesmo
nome.
- Se a matrícula estiver sendo efetivada, ou seja contrato e
requerimento já assinados e o respectivo valor já
recolhido, junto à data de matrícula na rotina 191, registre
também a lista de documentos entregues. Para ativar este recurso,
preencha na rotina de cursos e séries a lista de documentos exigidos
de cada aluno: em cursos as exigências da matrícula em geral,
e em séries as exigências para a renovação de
imatrícula a cada ano. Uma vez cadastradas as exigências de
documentos o quadro de documentos entregues pelo aluno se abrirá
automaticamente ao se alterar a data de matrícula, ou através
da tecla <TAB> sobre este campo mesmo que ele não seja
alterado.
- As novas turmas eventualmente abertas para compor um acréscimo
ao número de vagas do estabelecimento ou para abrigar as novas
séries a serem criadas, já podem ser cadastradas.
Porém lembre-se que elas devem ser criadas como se fossem
ainda para o ano que está se encerrando.
- O número de vagas de cada turma pode ser ajustado tal como for
necessário para o ano seguinte. No entanto isto irá tolher a
liberdade de se fazer ainda no ano atual algum remanejamento de turmas pelo
processo automático. Eventuais novos remanejamentos só
poderão ser feitos na rotina manual [2261].
- Os valores de mensalidades e de taxa de matrícula para o novo
ano já devem ser cadastrados nas matrizes de preços com a
rotina 431. Os planos de pagamento diferenciados
eventualmente oferecidos pela escola também podem ser registrados.
Se o estabelecimento desejar fazer uso das variáveis para
emissão de contratos baseadas nas matrizes de preços,
é necessário registrar todas as parcelas até o final
da série de pagamentos de cada plano. Lembre-se que as parcelas a
serem emitidas para novos alunos e para a série seguinte dos alunos
da renovação só podem ser feitas com base no valor
normal da série e não podem ser compostos com as
variações decorrentes de dependências,
adaptações e dispensas, bem como não estão
disponíveis para o sistema de cobrança por
créditos.
- Ainda a respeito de valores, se a escola usa o sistema de
cobrança por créditos, quando a matrícula efetiva do novo
período estiver concluida um programa auxiliar pode ser usado
para apurar as diferenças de mensalidades cobradas nos primeiros
meses do periodo letivo e lançar como um produto para compensar nos
meses seguintes.
O que pode ser emitido a partir do aluno cadastrado:
- Relações de alunos (19R4).
- Resumos de vagas (19R7). Este resumo, na verdade se compõe de um
resumo e um grupo de relações de alunos nas diversas
situações em relação à matrícula.
Novos alunos e alunos candidatos à renovação, e estes
separados em aprovados e não aprovados, e finalmente todos eles
separados entre os que já confirmaram matrícula e os que
não confirmaram. Neste relatório os alunos atuais da escola
que pertençam a uma série aparecem como candidatos ou como
alunos confirmados para a série seguinte, a não ser que a
apuração de resultados já tenha sido executada e que o
aluno esteja reprovado. Enquanto a apuração de resultados
não for executada, o sistema presume que todos os alunos
serão aprovados, mesmo os que já tenham notas muito baixas e
grande probabilidade de serem reprovados.
- Etiquetas de endereçamento, incluindo seleção de
critérios pelo processo das "Condições"
(F5).
- Relatórios Parametrizáveis, incluindo fichas com toda e
qualquer informação do cadastro de alunos, o que permite
montar o Contrato, bastando para isso a existência de uma impressora
adequada (que possa utilizar folhas soltas) e a montagem dos dados do
contrato na posição adequada do formulário. Outros
papéis e declarações necessárias dos
responsáveis ou dos pais podem ser também montadas com base
no mesmo recurso. Os novos recursos de edição de texto no
programa 2R5 tornam possível a emissão completa do contrato
a partir de folhas em branco.
- Ficha cadastral completa, tanto pelo programa normal (19R1) como pelo
relatório parametrizável, para o qual podemos remeter formato
de impressão já montado. Para usuários de impressoras
laser (PCL/5) podemos fornecer imagem do formulário incluindo
logotipo da escola com essa ficha cadastral, no entanto, lembramos que o
desenho de formulários não está coberto pelos valores da
manutenção mensal do sistema.
- Emissão de parcelas para os candidatos cadastrados, tanto de
taxa de matrícula quanto de mensalidades.
Algumas escolas estão providenciando a emissão de contratos e fichas cadastrais, bem como o bloqueto de cobrança da taxa de matrícula em impressoras a laser, de modo a ter todo o material disponível a partir de papel comum em branco. As que dispõem de impressoras matriciais ou de jato de tinta devem providenciar formulários em folhas soltas ou contínuos que possam ser preenchidos pelo programa.
Todos os procedimentos de emissão de informações necessárias à renovação de matrícula para os alunos atuais pode ser feito sobre o cadastro atual usando-se os programas já mencionados acima. Para os novos alunos, no entanto, algumas variações podem acontecer, especialmente no caso dos bloquetos de cobrança da mensalidade inicial ou taxa de matrícula:
- A primeira opção para gerar bloquetos para os novos
alunos é a emissão das parcelas em lote e remessa pelo
Correio ou qualquer outro meio logo após a confirmação
da matrícula. Esta opção é a mais
confortável, do ponto de vista da operação do sistema,
no entanto, pode gerar problemas ao permitir o início do processo de
inadimplência desde a parcela inicial.
- Outra opção é debitar e faturar os valores
necessários no momento do cadastramento ou da
confirmação da matrícula do novo aluno, usando-se
macros como elementos facilitadores do procedimento de débito e
faturamento. Esta rotina apresenta bons resultados, no entanto, o tempo de
atendimento do pai ou responsável no momento da matrícula
pode ser ligeiramente maior. Se houver disponibilidade de equipamentos e
especialmente se houver mais de um atendente registrando as
matrículas, esta é a opção recomendada.
- A terceira opção é a das escolas que preferem ter
em mãos os bloquetos emitidos previamente e em branco, antes que os
candidatos sejam cadastrados. Estamos denominando este processo de
emissão antecipada e ele poderá ser feito se os cadastros
forem previamente abertos em branco, ou seja, antes do efetivo
cadastramento dos candidatos, criando novos alunos com o nome e todos os
dados em branco para que as parcelas sejam emitidas sobre esses cadastros.
Para esta situação deve-se estimar a quantidade esperada de
novos alunos e gerar esta quantidade de cadastros em branco.
O maior inconveniente deste procedimento é que o controle dos valores fica extremamente dependente do cuidado no manuseio dos vários conjuntos de papéis pré emitidos todos já com o código do aluno, mas sem o nome. Qualquer troca de bloqueto pode levar à perda do controle do respectivo pagamento. Outro inconveniente é que após o cadastramento dos candidatos que efetivamente comparecerem, será necessário cancelar as faturas que sobrarem, estornar os respectivos débitos e em seguida cancelar os alunos que sobraram em branco, porém, isto pode ser feito de modo automático pela rotina 229.
Os comentários que se seguem aplicam-se ao procedimento de emissão antecipada:
- Cadastre os alunos em branco desejados. Execute o programa AESAX15, que
pode ser obtido em nossa página web sob o título
"Programas Auxiliares", uma vez para cada série ou grupo
de séries que tenham preço diferenciado. Seja realista na
hora de especificar a quantidade de cadastros em branco. Lembre-se que para
cada um deles será emitido um bloqueto com o nome em branco.
- Repita a etapa 1 para cada nova série ou grupo de séries
com preços diferenciados, até se esgotarem.
- Execute uma reorganização de seqüência
alfabética (542) e de índices (541) nesta ordem. Isto
é necessário por causa do acúmulo excessivo de nomes
idênticos no cadastro, e também porque o programa AESAX15
não faz qualquer atualização dos códigos de
ordem alfabética do sistema. A indexação pode ser
feita por área especificando-se áreas "AG".
- Emita os bloquetos necessários para as atividades de
matrícula:
- Altere o formato de emissão de carnês (439) levando em
conta que o código de turma não estará
disponível para não matriculados, e portanto, deve ser
retirado do mesmo. Além disso, se várias séries com o
mesmo preço estiverem sendo emitidas num só lote, retire
também o código e nome da série, deixando, se for o
caso, o nome do curso, por exemplo, ou fazendo o preenchimento no momento
do cadastramento do novo aluno. Faça uma cópia com o
auxílio de F2/F3, mas, não é necessário alterar
o nome no cadastro do banco.
- Execute o débito de mensalidades para não matriculados
(432) para o primeiro mês desejado (Jan/aa ou a taxa de
matrícula: 00/aa), indicando alunos Novos.
- Execute a emissão de carnês propriamente dita na rotina
436. Se o novo formato não foi registrado no cadastro do banco,
você vai receber a mensagem "Este formato não pertence
à lista de formatos cadastrados para este Banco...".
Certifique-se de não ter errado o nome do formato que deve ser usado
e continue com "prosseguir".
- Repita as operações 4.2. e 4.3. para o mês seguinte
se for necessário.
- Altere o formato de emissão de carnês (439) levando em
conta que o código de turma não estará
disponível para não matriculados, e portanto, deve ser
retirado do mesmo. Além disso, se várias séries com o
mesmo preço estiverem sendo emitidas num só lote, retire
também o código e nome da série, deixando, se for o
caso, o nome do curso, por exemplo, ou fazendo o preenchimento no momento
do cadastramento do novo aluno. Faça uma cópia com o
auxílio de F2/F3, mas, não é necessário alterar
o nome no cadastro do banco.
- Ao cadastrar efetivamente os novos alunos, não esquecer de
utilizar rigorosamente os códigos que foram fornecidos a cada um
deles nos carnês pré-emitidos, tendo adicionalmente o cuidado
de distribuir os carnês dos meses seguintes, se houver, com o mesmo
código.
Para as renovações, emitir as parcelas iniciais do ano letivo seguinte para os alunos atuais simplesmente indicando o ano letivo correto. Da mesma forma que para os candidatos, o formato de emissão das parcelas das renovações de matrícula deverá ser alterado para listar somente a série, e não a turma e série atuais que, apesar de estarem disponíveis não representam a turma em que o aluno estará no novo ano. Se for necessário manter a turma, para evitar confusões futuras, indique "Turma em aa" (ano atual) ao lado do código listado.
Se for necessário acrescentar alguma taxa de material didático ou qualquer outra que seja, é só debitar o valor correspondente antes do faturamento que o bloqueto já será emitido com o valor adicionado. No entanto, se a taxa for opcional ou variável conforme a possibilidade dos pais, recomendamos usar o recurso de venda direta na rotina 441 para cobrar de imediato os valores adicionais dessas taxas.
Os alunos que pertencem a séries terminais no estabelecimento não serão emitidos, e para fins de fixação do valor os alunos serão considerados todos automaticamente aprovados, independentemente da situação atual nas disciplinas. Isto significa que os alunos já terão em seus bloquetos o valor da mensalidade devido pela série seguinte à que estão cursando no momento.
Se algum aluno for reprovado e renovar matrícula no estabelecimento a eventual diferença de valor, se for para menor, deverá ser deduzida como desconto ou, se for para maior, cobrada nas próximas parcelas como um produto que descreva essa diferença.
Para fazer a atribuição das turmas após o fechamento do ano letivo corrente, o sistema pode considerar tanto a data de matrícula quanto o pagamento do valor da parcela inicial como indicador de confirmação da matrícula. Com as turmas vazias, o que acontece após o fechamento do ano, pode-se proceder à matricula automatizada prevista em 223 - Matrícula de Novos Alunos, e também à dos que já são alunos atualmente - as renovações - na rotina 224 - Matrícula de Alunos de Série Anterior.
Mais uma vez, se houver algum aspecto sobre o qual seja necessário algum esclarecimento, peça ajuda. Estamos às ordens.
M&B Informática S/C Ltda.
Ulisses Bruder Júnior.
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